Impression et dématérialisationSolutions de dématérialisation
La dématérialisation consiste à virtualiser des documents papiers ou « physiques ». Cette solution est aujourd’hui devenue un outil indispensable des entreprises permettant de gagner du temps, économiser de la ressource humaine et faire des économies en supprimant les tâches à faible valeur ajoutée.
Découvrez nos solutions de dématérialisation
Olysta, expert en dématérialisation, vous propose deux solutions clés en main pour fluidifier et simplifier votre organisation avec la gestion électronique de documents et l’externalisation des documents sortants.
La gestion électronique de documents (GED), un outil incontournable des organisations.
Dans un monde de plus en plus numérique, la gestion de documents électroniques est devenue cruciale pour les entreprises et les organisations. Elle est souvent considérée comme la première étape vers une transformation digitale.
Olysta propose des services pour aider votre entreprise à mettre en place des projets de gestion de documents électroniques. Ces services comprennent l'analyse des besoins, l'implémentation de logiciels, la numérisation de documents, la configuration et l'automatisation de processus adaptés à vos besoins, le tout à des coûts limités.
Olysta propose des solutions reconnues de gestion de documents électroniques qui simplifient la gestion de vos dossiers sensibles et favorisent l'impression raisonnée. Ces solutions incluent :
- Dossier client : factures, devis, bons de livraison, etc.
- Dossier fournisseur : factures fournisseurs avec intégration comptable automatisée, bons de livraison, commandes fournisseurs, accusés de réception de commande, etc.
- Dossier RH : coffre-fort numérique pour les salariés, bulletins de salaire, contrats de travail, fiches de poste, etc.
Les 4 enjeux majeurs de la gestion électronique de documents (GED)
Traçabilité des données et conformité
Un impératif réglementaire de plus en plus fréquent (RGPD, loi Macron - Archivage sécurisé, PES-V2 - Dématérialisation des pièces comptables, loi El Khomri - Envoi sécurisé des bulletins de paie).
Faciliter et sécuriser l'accès aux données
La recherche d'informations au sein de votre structure n'aura jamais été aussi facile pour vos collaborateurs avec un système simplifié, standardisé et évolutif pour votre organisation sur la durée.
Gain de temps et productivité
Une solution personnalisable et adaptable selon vos processus métiers (comptabilité, facturation...) ou secteurs (assurance, banque...) permettant un gain de temps important pour vos collaborateurs.
Réduire l'empreinte environnementale
Avec cette solution documentaire all-in-one, nous vous permettons de diminuer votre empreinte environnementale en réduisant votre recours au papier, vos frais de transports, etc.
Les grandes fonctionnalités de la gestion électronique de documents (GED)
Numérisation des documents
Automatiser l'indexation et le classement de vos documents, effectuer des recherches par mots-clés.
Accès aux données
Centralisation des informations permettant de faciliter la gestion et l'accès de manière sécurisée.
Collaboration et workflows
Processus de travail collaboratif simplifié et fluide avec des systèmes de partage, transfert de fichiers, etc.
Traçabilité des données
Pérenniser vos données et leurs pertinences avec un système facilitant leur traçabilité au sein de votre organisation.
Archivage des informations
Stockage à long terme et amélioration de la capacité de stockage. Normes de sécurité les plus élevées.
Les solutions d'Olysta en
gestion électronique de documents
Simplicité, flexibilité et sécurité
Nos solutions sont faciles à utiliser et peuvent être personnalisés. Les processus de validation peuvent être automatisés en quelques étapes simples. Nos solutions peuvent être utilisées en Cloud privé ou public et peuvent être connectées à vos outils de productivité et de gestion à travers des connecteurs.
Mobilité
Les outils de gestion de documents électroniques Olysta sont conçus pour être utilisés sur des smartphones et des tablettes (compatible avec IOS et Android) ce qui est parfait pour la flexibilité et le travail à distance avec la seule nécessité qu'est une connexion internet.
Améliorer vos performances
Gagner du temps et améliorer votre efficience, accéder facilement aux documents recherchés et se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Ces solutions packagées répondent aux besoins de la gestion RH, des clients et des fournisseurs pour une meilleure productivité et rentabilité.
Gagner en efficacité avec nos solutions d'externalisation des documents sortants
Dans un monde où les technologies de l’information se développent fortement, le courrier « papier » reste toujours un moyen incontournable de communiquer en France. Envoi de documents administratifs, factures, et plus encore, le temps passé à effectuer ces tâches récurrentes est une « perte » de temps importante pour les organisations.
Chez Olysta, nous proposons des solutions clés en main pour externaliser les documents sortants permettant aux entreprises de gérer leur courrier de manière plus efficace, en dématérialisant plus de documents à travers des emails ou documents PDF.
Ces solutions sur-mesure et adaptable vont réduire considérablement les coûts liés à l’impression, à l’affranchissement et au stockage des documents mais aussi permettre de faciliter la recherche et la diffusion d'informations au sein de votre organisation.
Les 4 avantages de l'externalisation de documents sortants
Réduction des coûts
Réaliser des économies sur les coûts d'impression, d'affranchissement et de stockage des documents, ainsi que sur les coûts liés à la gestion interne du courrier.
Amélioration de l'efficacité
Rester concentré sur vos activités principales tout en étant assurées que le courrier est géré de manière efficace. La dématérialisation du courrier facilite également la recherche et la diffusion des informations.
Sécurité et confidentialité des données
Mise en place de protocoles de sécurité pour protéger les données des entreprises, garantissant ainsi la confidentialité des informations échangées.
Flexibilité et adaptabilité
Cette solution clé en main est en mesure de s'adapter et d'être personnalisé selon les besoins spécifiques de chaque entreprise pour une gestion optimal du courrier sortant.
Les solutions d'Olysta en externalisation de documents sortants
Expédier
- Externaliser l'envoi postal
- Simplifier l'envoi de documents
- Optimiser les coûts d'affranchissement
Dématérialiser
- Envoi automatisé de vos factures
- Dématérialisation de factures
- Envoi de documents par email
- Gestion des fiches de paies
Archiver
- Archivage à valeur probatoire
- Dépôt d'un exemplaire dans votre espace de stockage
- Stockage sécurisé des données
Suivre
- Suivi et traçabilité
- Portail web sécurisé
- Notification par email
Notre expertise
parle d’elle-même
Découvrez la satisfaction de nos clients en détails.
"Un partenaire au top ! De la direction aux techniciens en passant par les équipes administratives, l'ensemble d'Olysta est professionnel, compétent, disponible et réactif ! Une vraie plus value pour notre structure dans le domaine informatique / réseau / imprimante.
Je recommande vivement !"
"L'entreprise Olysta nous accompagnent dans nos projets et nous apportent des solutions en adéquations avec nos besoins.Les dirigeants de l'entreprise sont très professionnelles, réactifs et à l'écoute de nos besoins. La rapidité et le professionnalisme du technicien en charge de notre secteur est grandement apprécié par notre entreprise. Je recommande vivement."
Nos autres solutions
Olysta vous propose également d’autres solutions technologies et clés en main pour simplifier et fluidifier votre organisation.
Impression et dématérialisation
Simplifier votre gestion documentaire avec des solutions d'impression et de dématérialisation.
Informatique
Externaliser la gestion et la sécurisation de vos outils informatique.
Télécom
Gérer vos communications professionnels, et fournisseurs d’accès internet de qualité.
Obtez pour l’accompagnement All-in-One
Pour vous accompagner dans votre transformation numérique de manière optimale, Olysta vous propose une formule All-in-One, regroupant l’essentiel de nos offres, à savoir l’Informatique | l’Impression et la dématérialisation | la Télécom avec un conseil et suivi en temps réel pour répondre à l’ensemble de vos besoins et enjeux.
L'essentiel de nos 3 solutions
Un accompagnement global sur les 3 segments en Impression et dématérialisation, Télécom et Informatique.
Des interlocuteurs privilégiés
Profitez d'un suivi et de conseils personnalisés avec des experts disponibles et à votre écoute à tout moment.
Intervention à distance et mise à jour en continu
Un support réactif et intervenant à distance pour toutes problématiques et mise à jour de vos systèmes.
Des partenaires sur la durée
Chez Olysta, nous sélectionnons nos partenaires avec soin pour vous proposer des solutions technologiques de qualité.